Proforma Invoice – 形式发票
跨境交易中的预付款凭证
在独立站运营初期，许多卖家会遇到客户要求提供付款凭证的情况。尤其当订单金额较大或涉及定制产品时，买家往往需要一份正式文件用于内部审批或银行汇款。这时就需要用到一种特殊单据——形式发票。
为什么它不可或缺
与传统商业发票不同，形式发票发生在实际交易之前。当海外买家提出采购意向后，卖家通过这份文件明确商品详情、价格条款和付款方式，相当于具有法律效力的交易要约。
典型使用场景
- 客户需要预付30%定金才能启动生产
- 企业采购需提交财务部门审批
- 清关时需证明货物申报价值
形式发票的核心价值在于：它既不是付款通知，也不是税务凭证，而是买卖双方达成交易条件的书面确认。
与商业发票的本质区别
新手最容易混淆这两种单据。商业发票是交易完成后开具的税务凭证，而形式发票更像是交易前的”预演”版本：
- 开具时机：前者在发货后生成，后者在收款前出具
- 法律效力：商业发票必须包含税号等税务信息，形式发票只需基础交易条款
- 修改权限：形式发票在付款前可多次修订，商业发票一旦开具不可更改
一个真实案例
某家居品牌接到500件定制订单，买家要求先看到包含运费的分项报价。卖家通过形式发票列明：
- 产品单价$35（注明FOB深圳）
- 海运费用$880
- 付款方式为50%预付+50%见提单副本
这份文件最终帮助买家顺利申请到公司采购预算。
制作时的关键要素
专业的形式发票应包含以下核心信息：
基础交易信息
- 买卖双方完整名称及地址
- 发票编号和出具日期
- 产品描述及海关编码（HS Code）
财务条款
- 单价、总价及货币类型
- 贸易术语（如CIF、DDP等）
- 付款方式和账期
特别注意：若涉及样品寄送，需在备注栏注明"样品无商业价值"并标注真实价值，避免产生高额关税。
常见问题解决方案
实际操作中可能遇到这些情况：
客户要求修改付款方式
某电子产品卖家遇到买家希望将TT付款改为信用证。此时应：
- 重新出具修订版形式发票
- 在文件顶部注明”Revised”字样
- 通过邮件确认变更记录
申报价值与实际不符
为帮助客户避税而低报货值存在风险。建议：
- 坚持按实际交易金额填写
- 可备注”此价格不含进口国税费”
- 提供原厂证明等价值佐证材料
数字化工具的应用
现代独立站系统通常提供自动化解决方案：
- Shopify可通过插件自动生成PDF版本
- WooCommerce配合PDF Invoice扩展实现
- ERP系统如TradeGecko支持批量创建
效率提升技巧
建立标准化模板，预设以下内容：
- 公司银行账户信息
- 标准运费计算公式
- 最低起订量说明
从文件到信任的桥梁
形式发票表面是交易文件，实质是建立专业形象的重要媒介。建议每次出具前检查三项基本要素：金额准确性、条款清晰度、格式专业性。当客户收到排版工整、内容详尽的形式发票时，对店铺的信任度会显著提升。