PI (Proforma Invoice) – 形式发票
为什么你需要了解形式发票
在跨境电商或独立站运营中，与海外客户或供应商打交道时，经常会遇到需要提供一种名为形式发票的文件。它既不是正式收据，也不具备法律效力，却在交易流程中扮演着关键角色。尤其当客户需要确认价格、申请进口许可，或是物流环节需要清关资料时，缺少这份文件可能导致订单延误甚至取消。
形式发票究竟是什么
简单来说，形式发票是交易双方在货物实际发出前，由卖方出具的一份预估性文件。它明确了商品信息、数量、单价、总金额等关键交易条款，但不会触发实际付款。与商业发票不同，它更像是一份”预演版”的合同草案。
核心构成要素
- 买卖双方名称及联系方式
- 商品详细描述（包括HS编码）
- 单价、总价及货币类型
- 付款方式和交货条款
- 预计发货日期和有效期
实际案例：某独立站卖家通过DHL发送样品至德国，因未附形式发票说明"零价值"，导致客户被要求补缴关税，延误两周才完成清关。
典型使用场景解析
样品寄送场景
当向潜在客户寄送免费样品时，形式发票需标注”0美元价值”并注明”样品不用于销售”，同时真实列明商品信息。这能帮助海关判断是否需要征税。
大额订单预确认
客户下单前要求提供包含运费、税费的完整费用清单时，通过形式发票提前确认总成本，可避免后续争议。某家居用品卖家曾因未在形式发票中标注FOB条款，导致客户误认为到门价格，最终损失2000美元运费差价。
定制产品预付款
对于需要预付款的定制商品，形式发票可作为预付款依据。某珠宝独立站要求30%定金，便在形式发票中拆分显示定金与尾款金额及支付时间节点。
常见操作误区
- 将形式发票与商业发票混用：前者是预估，后者是实际结算凭证
- 遗漏国际贸易术语：如FOB、CIF等条款未标注导致责任划分不清
- 商品描述过于简略：应包含材质、用途等海关审核必要信息
- 货币单位缺失：尤其涉及多币种交易时需明确约定
制作时的实用建议
- 使用专业模板：多数ERP系统或独立站插件可自动生成
- 保持编号连续性：便于后续与正式订单关联追踪
- 添加免责声明：”此报价有效期为30天”等保护性条款
- 同步发送PDF和Excel版本：方便客户财务系统处理
关键提醒：形式发票中的金额若与实际交易偏差超过10%，可能被海关视为商业欺诈。对于浮动较大的运费成本，建议注明"预估"字样。
从理解到应用的行动指南
建议在独立站后台预设形式发票模板，将商品信息与HS编码提前录入系统。当客户要求报价或确认订单细节时，5分钟内即可生成规范文件。这不仅体现专业性，更能有效规避后续交易风险。对于刚开始接触跨境贸易的运营者，不妨将形式发票视为一份预防性沟通工具，而非简单的财务单据。